Wir waren alle dort. Sie klicken auf „Senden“. Drei Sekunden später fällt einem der Magen zusammen. Du hast den Anhang vergessen. Sie haben den Namen Ihres Chefs falsch geschrieben. Oder schlimmer noch, Sie haben versehentlich dem gesamten Unternehmen geantwortet.
Glücklicherweise bieten sowohl Microsoft Outlook als auch Gmail eine Rettungsleine. Sie ermöglichen Ihnen, Nachrichten zu bearbeiten oder abzurufen, nachdem sie Ihren Postausgang verlassen haben. Es ist ein Sicherheitsnetz für unsere kollektiven Tippfehler.
Aber hier ist der Haken. Diese Funktionen sind keine Zauberei. Sie haben strenge Regeln. Wenn Sie das Fenster verpassen oder wenn der Empfänger einen anderen Server verwendet, sind Sie am Arsch.
Warum der E-Mail-Rückruf fehlschlägt
Bevor Sie versuchen, einen Fehler zu beheben, müssen Sie zunächst verstehen, warum diese Funktionen überhaupt vorhanden sind. E-Mail ist keine Textnachricht. Es lebt nicht auf einem Server. Es reist.
Die Grundregel ist einfach: Der Empfänger darf die E-Mail nicht gelesen haben.
Wenn sie es geöffnet haben, ist der Rückruf tot. Erledigt. Aber selbst wenn sie es nicht gesehen haben, kämpfen Sie gegen die Zeit.
Das Timing-Problem
Gmail gibt Ihnen ein kurzes Fenster. Sie können eine Abbruchzeit von 5, 10, 20 oder 30 Sekunden einstellen. Das ist es. Wenn Sie 31 Sekunden lang auf die Schaltfläche „Rückgängig“ starren, können Sie nicht mehr zurückgehen.
Outlook ist komplexer. Es basiert auf einem serverseitigen Rückruf. Dies funktioniert nur, wenn Sie und der Empfänger sich auf demselben Microsoft Exchange-Server befinden. Wenn Sie von einem Exchange-Konto aus an eine Yahoo- oder Gmail-Adresse senden, funktioniert dies wahrscheinlich nicht.
Sicherheitseinstellungen können auch Rückrufe blockieren. Wenn der Empfänger über strenge Spamfilter oder Verschlüsselungsregeln verfügt, kann der Rückrufbefehl im Durcheinander verloren gehen.
Die sicherste Strategie? Versenden Sie erst gar keine peinlichen E-Mails. Nutzen Sie die Funktion „Senden verzögern“. Wenn Sie jedoch bereits in Panik geraten, erfahren Sie hier, wie Sie versuchen, das Problem zu beheben.
So rufen Sie eine E-Mail in Outlook ab
Die Rückruffunktion von Microsoft ist leistungsstark, aber wählerisch. Sie benötigen eine Exchange-E-Mail-Adresse. Dies bedeutet normalerweise, dass Sie bei der Arbeit sind oder ein bestimmtes Office 365 Business-Abonnement haben.
Wenn Sie ein persönliches Konto (wie @outlook.com oder @hotmail.com) verwenden, können Sie keine Nachrichten zurückrufen. Sie können sie nur um bis zu 10 Sekunden verzögern.
Für diejenigen, die die Voraussetzungen erfüllen, erfahren Sie hier, wie Sie den Rückruf in verschiedenen Outlook-Versionen durchführen.
Klassischer Ausblick
- Gehen Sie zu Ihrem Ordner Gesendete Objekte.
- Doppelklicken Sie auf die Nachricht, die Sie zurückrufen möchten, um sie in einem neuen Fenster zu öffnen.
- Schauen Sie sich das Band an.
- Klassisches Menüband: Gehen Sie zu Nachricht > Aktionen > Diese Nachricht zurückrufen.
- Vereinfachtes Menüband: Gehen Sie zu Nachricht > Weitere Befehle > Auf Aktionen zeigen > Diese Nachricht zurückrufen.
- Wählen Sie Ihre Option:
- Ungelesene Kopien dieser Nachricht löschen: Versucht nur, sie zu entfernen.
- Ungelesene Kopien löschen und durch eine neue Nachricht ersetzen: Ermöglicht das Senden einer korrigierten Version.
- Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Sagen Sie mir, ob der Rückruf erfolgreich ist oder fehlschlägt.
- Klicken Sie auf OK.
Wenn Sie die Nachricht ersetzen möchten, wird ein neues Fenster geöffnet. Schreiben Sie Ihre Korrektur und senden Sie sie ab.
Neuer Ausblick
Die Benutzeroberfläche ist übersichtlicher, aber die Logik ist dieselbe.
- Öffnen Sie Gesendete Objekte.
- Doppelklicken Sie auf die E-Mail, um sie in einem separaten Fenster zu öffnen.
- Klicken Sie im Menüband auf Nachricht zurückrufen.
- Bestätigen Sie die Aktion.
- Sie erhalten einen Nachrichtenrückrufbericht in Ihrem Posteingang. Es wird Ihnen sagen, ob es funktioniert hat.
Outlook im Web (Arbeit oder Schule)
Wenn Sie Outlook.com geschäftlich oder schulisch nutzen, sind die Schritte nahezu identisch mit denen der neuen Desktop-App.
- Wählen Sie Gesendete Elemente.
- Öffnen Sie die E-Mail.
- Klicken Sie auf Nachricht zurückrufen.
- Überprüfen Sie Ihren Posteingang auf den Nachrichtenrückrufbericht.
Der Haken: Persönliche Konten
Wenn Sie eine persönliche E-Mail-Adresse haben (die auf @live.com, @hotmail.com, @outlook.com oder @msn.com endet), ist die Rückruffunktion nicht vorhanden.
Stattdessen müssen Sie Senden rückgängig machen aktivieren.
- Klicken Sie auf Einstellungen (Zahnradsymbol).
- Gehen Sie zu Mail > Verfassen und antworten.
- Suchen Sie nach Senden rückgängig machen.
- Stellen Sie die Verzögerung auf 10 Sekunden (das Maximum) ein.
- Klicken Sie auf Speichern.
Dies ist kein Rückruf. Es ist ein Puffer. Die E-Mail bleibt 10 Sekunden lang in Ihrem Postausgang, bevor sie tatsächlich verlassen wird. Sobald es weg ist, ist es weg.
Was passiert, wenn es fehlschlägt (oder gelingt)
Hier ist der Teil, den die meisten Menschen nicht erkennen. Selbst wenn der Rückruf „erfolgreich“ ist, erhält der Empfänger möglicherweise dennoch eine seltsame Benachrichtigung.
Wenn Sie versuchen, eine teilweise zugestellte Nachricht zurückzurufen, erhält der Empfänger möglicherweise eine E-Mail mit der Meldung „Sie haben eine neue Nachricht von [Name].“ Sie werden den Inhalt nicht sehen. Aber sie werden wissen, dass jemand versucht hat, etwas zu verbergen.
Und wenn Sie die Option „Durch neue Nachricht ersetzen“ verwenden und die ursprüngliche E-Mail an den Posteingang zugestellt wurde, bevor Sie sie zurückgerufen haben, bleiben beide E-Mails dort. Das Original mit dem Tippfehler. Und das neue, korrigierte.
Es sieht chaotisch aus. Es sieht verdächtig aus.
E-Mails in Gmail abrufen
Der Ansatz von Gmail ist anders. Es wird nicht versucht, die E-Mail vom Server des Empfängers zurückzurufen. Es versucht, die Sendeanforderung abzubrechen, bevor sie Ihren Postausgang verlässt.
Deshalb ist die Frist so kurz. Die E-Mail hat Ihre Kontrolle noch nicht wirklich verlassen.
Um dies einzurichten
Outlook ist nicht der einzige Spieler im „Ups, das habe ich geschickt“-Spiel. Auch Gmail bietet eine Rückrufoption, allerdings mit einer anderen Bezeichnung. Einen „Rückruf“-Button finden Sie hier nicht. Stattdessen heißt es Senden rückgängig machen oder Senden rückgängig machen. Der Haken? Das Zeitfenster zum Handeln ist hauchdünn. Sie müssen schnell sein, bevor die E-Mail im Posteingang des Empfängers landet.
Wenn Sie auf „An die falsche Person senden“ klicken oder einen Tippfehler entdecken, haben Sie Sekunden Zeit, um den Vorgang abzubrechen. Der Google-Support bestätigt, dass der Vorgang sofort, aber flüchtig erfolgt. Direkt nach dem Absenden erscheint eine Benachrichtigung mit einer schnellen Ausstiegsrampe.
- Suchen Sie in der unteren linken Ecke nach Nachricht gesendet.
- Klicken Sie auf Rückgängig. Das ist es.
Das ist der gesamte Arbeitsablauf. Keine komplexen Menüs. Nur eine Entscheidung im Bruchteil einer Sekunde.
Wie lange können Sie den Versand in Gmail rückgängig machen?
Das Standardfenster ist eng. Aber man kann es dehnen. Mit Gmail können Sie die Kündigungsfrist auf bis zu 30 Sekunden anpassen. Es ist eine kleine Änderung, die Ihnen wertvollen mentalen Freiraum verschafft.
So ändern Sie diese Einstellung auf einem Computer:
- Öffnen Sie Gmail.
- Klicken Sie oben rechts auf Einstellungen und wählen Sie dann Alle Einstellungen anzeigen aus.
- Suchen Sie den Abschnitt Senden rückgängig machen.
- Wählen Sie Ihre bevorzugte Sendefrist für die Stornierung : 5, 10, 20 oder 30 Sekunden.
- Scrollen Sie nach unten und klicken Sie auf Änderungen speichern.
Jetzt haben Sie etwas mehr Luft zum Atmen. Dreißig Sekunden kommen einem wie eine Ewigkeit vor, wenn man über einen fehlenden Anhang schwitzt.
Warum sollte man sich überhaupt mit einem Rückruf beschäftigen?
Das ist eine berechtigte Frage. Warum Zeit damit verbringen, Rückgängig-Mechanismen zu erlernen?
Vielleicht haben Sie der falschen Person eine E-Mail geschickt. Es passiert. Oder vielleicht haben Sie bei einem Entwurf voller Tippfehler auf „Senden“ geklickt. Wenn der Rückruf fehlschlägt, hilft oft eine höfliche Entschuldigung. Auch wenn der Fehler geringfügig erscheint, kann eine schnelle Erklärung Abhilfe schaffen.
E-Mail besteht nicht nur aus Daten. Es ist Kommunikation. Und manchmal passieren Menschen Fehler.
