Wszyscy znaleźliśmy się w takiej sytuacji. Klikasz „Prześlij”. Trzy sekundy później nogi się poddają. Zapomniałeś załączyć plik. Źle napisałeś nazwisko swojego szefa. Albo, co gorsza, przypadkowo odpowiedziałeś całej firmie.
Na szczęście zarówno Microsoft Outlook, jak i Gmail oferują ratunek. Umożliwiają edytowanie lub przywoływanie wiadomości po opuszczeniu skrzynki nadawczej. To zabezpieczenie dla naszych zbiorowych literówek.
Ale tu jest haczyk. Te funkcje nie są magiczne. Mają rygorystyczne zasady. Jeśli przegapisz okazję lub odbiorca korzysta z innego serwera poczty e-mail, nie będziesz mieć szczęścia.
Dlaczego wysyłanie e-maili nie działa
Zanim spróbujesz naprawić błąd, musisz przede wszystkim zrozumieć, dlaczego te funkcje istnieją. E-mail nie jest wiadomością tekstową. Nie jest przechowywany na jednym serwerze. Ona podróżuje.
Podstawowa zasada jest prosta: odbiorca nie powinien był czytać listu.
Po jego otwarciu anulowanie nie jest możliwe. Koniec. Ale nawet jeśli nie widział listu, walczysz z czasem.
Problem z synchronizacją
Gmail zapewnia krótki okres czasu. Możesz ustawić okres anulowania na 5, 10, 20 lub 30 sekund. To wszystko. Jeśli będziesz patrzeć na przycisk Cofnij przez 31 sekund, nie będziesz mógł wrócić.
Outlook jest bardziej skomplikowany. Opiera się na anulowaniu po stronie serwera. Działa to tylko wtedy, gdy Ty i odbiorca korzystacie z tego samego serwera Microsoft Exchange. Jeśli wysyłasz wiadomość e-mail z konta Exchange na adres Yahoo lub Gmail, prawdopodobnie to nie zadziała.
Ustawienia zabezpieczeń mogą również blokować anulowanie. Jeśli odbiorca ma rygorystyczne filtry spamu lub zasady szyfrowania, polecenie anulowania może zostać utracone.
Najbezpieczniejsza strategia? Przede wszystkim nie wysyłaj krępujących e-maili. Użyj funkcji „opóźnione wysyłanie”. Jeśli jednak już wpadasz w panikę, oto, jak możesz spróbować naprawić tę sytuację.
Jak przywołać wiadomość e-mail w Outlooku
Funkcja wysyłania w programie Outlook jest potężna, ale wybredna. Potrzebujesz adresu e-mail Exchange. Zwykle oznacza to, że jesteś w pracy lub masz dedykowaną subskrypcję biznesową Office 365.
Jeśli korzystasz z konta osobistego (takiego jak @outlook.com lub @hotmail.com), nie możesz przywoływać wiadomości. Możesz opóźnić ich wysłanie maksymalnie o 10 sekund.
Dla tych, którzy się kwalifikują, oto jak cofnąć tę operację w różnych wersjach programu Outlook.
Klasyczna perspektywa
- Przejdź do folderu Elementy wysłane.
- Kliknij dwukrotnie wiadomość, którą chcesz przywołać, aby otworzyć ją w nowym oknie.
- Spójrz na taśmę.
- Kanał klasyczny: Przejdź do Wiadomość > Działania > Wyślij tę wiadomość.
- Uproszczona wstążka: Przejdź do Wiadomość > Więcej poleceń > Najedź kursorem na Czynności > Wyślij tę wiadomość.
- Wybierz opcję:
- Usuń nieprzeczytane kopie tej wiadomości: Próbuję ją usunąć.
- Usuń nieprzeczytane kopie i zastąp nową wiadomością: Umożliwia przesłanie poprawionej wersji.
- Zaznacz pole wyboru Zgłoś sukces lub niepowodzenie przesłania.
- Kliknij OK.
Jeśli zdecydujesz się zastąpić wiadomość, otworzy się nowe okno. Napisz poprawkę i prześlij ją.
Nowa perspektywa
Interfejs jest czystszy, ale logika jest taka sama.
- Otwórz Elementy wysłane.
- Kliknij dwukrotnie wiadomość e-mail, aby otworzyć ją w osobnym oknie.
- Kliknij Wyślij wiadomość na wstążce.
- Potwierdź akcję.
- Otrzymasz Raport o anulowaniu wiadomości w swojej skrzynce odbiorczej. Dam znać czy zadziałało.
Outlook w Internecie (do pracy lub szkoły)
Jeśli używasz Outlook.com w pracy lub szkole, kroki są prawie identyczne jak w przypadku nowej aplikacji komputerowej.
- Wybierz Wysłane.
- Otwórz list.
- Kliknij Wyślij wiadomość.
- Sprawdź swoją skrzynkę odbiorczą, aby otrzymać Raport o anulowaniu wiadomości.
Haczyk: konta osobiste
Jeśli masz osobisty adres e-mail (kończący się na @live.com, @hotmail.com, @outlook.com lub @msn.com), funkcja wysyłania nie istnieje.
Zamiast tego musisz włączyć opcję Anuluj wysyłanie.
- Kliknij Ustawienia (ikona koła zębatego).
- Przejdź do Poczta > Utwórz i odpowiedz.
- Znajdź opcję Anuluj wysyłanie.
- Ustaw opóźnienie na 10 sekund (maksymalnie).
- Kliknij Zapisz.
To nie jest przesyłka. To jest bufor. Zatrzymuje wiadomość e-mail w skrzynce nadawczej przez 10 sekund, zanim ją faktycznie opuści. Kiedy już zniknie, zniknie.
Co się stanie, gdy poniesiesz porażkę (lub sukces)
Oto część, z której większość ludzi nie zdaje sobie sprawy. Nawet jeśli wysłanie zakończy się sukcesem, odbiorca może nadal otrzymać dziwne powiadomienie.
Jeśli spróbujesz przypomnieć sobie wiadomość, która została częściowo dostarczona, odbiorca może otrzymać wiadomość e-mail z informacją: „Masz nową wiadomość od [Nazwa]”. Nie zobaczą treści. Ale będą wiedzieć, że ktoś próbował coś ukryć.
A jeśli użyjesz opcji „zastąp nową wiadomością”, a oryginalny e-mail zostanie dostarczony do jego skrzynki odbiorczej, zanim go odwołasz, oba e-maile tam pozostaną. Oryginał z literówką. I nowy, poprawiony.
Wygląda na bałagan. To wygląda podejrzanie.
Wysyłanie e-maili do Gmaila
Podejście Gmaila jest inne. Nie podejmuje próby zwrócenia listu z serwera odbiorcy. Próbuje anulować żądanie wysłania, zanim opuści ono skrzynkę nadawczą.
Dlatego termin jest tak krótki. List nie wymknął się jeszcze spod Twojej kontroli.
Aby to skonfigurować
Program Outlook nie jest jedynym graczem w grze „ups, wysłałem to”. Gmail ma również funkcję odbijania wiadomości, chociaż nazywa się ją inaczej. Nie znajdziesz tutaj przycisku Przywołaj. Zamiast tego nazywa się to Wyślij lub **Cofnij wysyłanie. Jest jednak jedno zastrzeżenie: okno na podjęcie działań jest bardzo krótkie. Trzeba działać szybko, zanim list trafi do skrzynki adresata.
Jeśli wysłałeś wiadomość e-mail do niewłaściwego odbiorcy lub zauważyłeś literówkę, masz kilka sekund na cofnięcie wysłania. Zespół pomocy Google potwierdza, że proces anulowania jest natychmiastowy, ale krótkotrwały. Zaraz po wysłaniu pojawia się powiadomienie z możliwością szybkiego anulowania.
- Spójrz w lewy dolny róg, gdzie jest napisane Wiadomość wysłana.
- Kliknij Anuluj. To wszystko.
To cały proces. Żadnych skomplikowanych menu. Decyzja podejmowana w ułamku sekundy.
Jak długo będę mógł cofnąć wysyłanie w Gmailu?
Domyślnie okno jest bardzo krótkie. Ale można go zwiększyć. Gmail umożliwia ustawienie okresu wysyłania na 30 sekund. Ta niewielka zmiana da Ci cenny czas na przemyślenie.
Aby zmienić to ustawienie na swoim komputerze:
- Otwórz Gmaila.
- Kliknij Ustawienia w prawym górnym rogu, a następnie wybierz Wszystkie ustawienia.
- Znajdź sekcję Anuluj wysyłanie.
- Wybierz żądany Okres anulowania wysyłania : 5, 10, 20 lub 30 sekund.
- Przewiń w dół i kliknij Zapisz zmiany.
Teraz masz trochę większe pole manewru. Jeśli martwisz się brakującą inwestycją, trzydzieści sekund wydaje się wiecznością.
Dlaczego w ogóle konieczne jest anulowanie wysyłania?
To jest uczciwe pytanie. Po co tracić czas na badanie mechanizmów odstawienia?
Być może wysłałeś wiadomość e-mail do niewłaściwego odbiorcy. To się zdarza. A może przesłałeś wersję roboczą zawierającą wiele literówek. Jeśli anulowanie nie powiedzie się, grzeczne przeprosiny często pomogą naprawić sytuację. Nawet jeśli błąd wydaje się niewielki, szybkie wyjaśnienie może załagodzić sytuację.
E-mail to coś więcej niż tylko dane. To jest komunikacja. A czasami ludzie popełniają błędy.
