Jak vyvolat e-mail v aplikaci Outlook a Gmail: omezení a metody

Všichni jsme se v této situaci ocitli. Kliknete na “Odeslat”. O tři sekundy později vaše nohy povolí. Zapomněli jste připojit soubor. Špatně jste napsal jméno svého šéfa. Nebo, což je ještě horší, jste omylem odpověděli celé společnosti.

Naštěstí Microsoft Outlook i Gmail nabízejí záchranné lano. Umožňují vám upravovat nebo vyvolat zprávy poté, co opustily vaši poštu k odeslání. Je to záchranná síť pro naše kolektivní překlepy.

Ale tady je ten háček. Tyto funkce nejsou magické. Mají přísná pravidla. Pokud zmeškáte příležitost nebo pokud příjemce používá jiný e-mailový server, budete mít smůlu.

Proč nefunguje odesílání e-mailů

Než se pokusíte chybu opravit, musíte nejprve pochopit, proč tyto funkce existují. E-mail není textová zpráva. Není uložen na jednom serveru. Ona cestuje.

Základní pravidlo je jednoduché: příjemce si dopis neměl přečíst.

Jakmile ji otevře, zrušení není možné. Konec. Ale i když dopis neviděl, bojujete s časem.

Problém s načasováním

Gmail poskytuje krátké časové okno. Dobu zrušení můžete nastavit na 5, 10, 20 nebo 30 sekund. To je vše. Pokud budete na tlačítko Zpět zírat po dobu 31 sekund, nebudete se moci vrátit.

Outlook je složitější. Spoléhá na zrušení na straně serveru. Toto funguje pouze v případě, že vy i příjemce používáte stejný server Microsoft Exchange. Pokud posíláte e-mail z účtu Exchange na adresu Yahoo nebo Gmail, pravděpodobně to nebude fungovat.

Zrušení může blokovat také nastavení zabezpečení. Pokud má příjemce přísné spamové filtry nebo pravidla šifrování, příkaz cancel se může v procesu ztratit.

Nejbezpečnější strategie? V první řadě neposílejte trapné e-maily. Použijte funkci “zpožděné odeslání”. Ale pokud už propadáte panice, zde je návod, jak se můžete pokusit situaci napravit.

Jak vyvolat e-mail v Outlooku

Funkce odesílání v Outlooku je výkonná, ale rafinovaná. Potřebujete e-mailovou adresu Exchange. Obvykle to znamená, že jste v práci nebo máte vyhrazené firemní předplatné Office 365.

Pokud používáte osobní účet (například @outlook.com nebo @hotmail.com), nemůžete zprávy vyvolávat. Jejich odeslání můžete odložit maximálně o 10 sekund.

Pro ty, kteří splňují podmínky, je zde návod, jak vrátit zpět v různých verzích aplikace Outlook.

Klasický Outlook

1. Přejděte do složky Sent Items.
2. Poklepejte na zprávu, kterou chcete vyvolat, a otevřete ji v novém okně.
3. Podívejte se na pásku.
4. Klasický zdroj: Přejít na Zpráva > Akce > Odeslat zprávu.
5. Zjednodušený pás karet: Přejděte na Zpráva > Další příkazy > Umístění kurzoru na Akce > Odeslat tuto zprávu.
6. Vyberte svou možnost:
7. Smazat nepřečtené kopie této zprávy: Jen se ji pokouším smazat.
8. Smazat nepřečtené kopie a nahradit je novou zprávou: Umožňuje odeslat opravenou verzi.
9. Zaškrtněte políčko Nahlásit úspěšné nebo neúspěšné odeslání.
10. Klikněte na OK.

Pokud se rozhodnete zprávu nahradit, otevře se nové okno. Napište opravu a odešlete ji.

Nový Outlook

Rozhraní je čistší, ale logika je stejná.

1. Otevřete Odeslané položky.
2. Poklepáním na e-mail jej otevřete v samostatném okně.
3. Klikněte na Odeslat zprávu na pásu karet.
4. Potvrďte akci.
5. Do vaší schránky obdržíte Zprávu o zrušení zprávy. Dá vám vědět, jestli to fungovalo.

Outlook na webu (pro práci nebo školu)

Pokud používáte Outlook.com v práci nebo ve škole, kroky jsou téměř totožné s novou desktopovou aplikací.

1. Vyberte Odesláno.
2. Otevřete dopis.
3. Klikněte na Odeslat zprávu.
4. Zkontrolujte, zda se ve vaší doručené poště nenachází Zpráva o zrušení zprávy.

Úlovek: osobní účty

Pokud máte osobní e-mail (končící na @live.com, @hotmail.com, @outlook.com nebo @msn.com), funkce odesílání neexistuje.

Místo toho musíte povolit Zrušit odeslání.

1. Klikněte na Nastavení (ikona ozubeného kola).
2. Přejděte na Mail > Napsat a odpovědět.
3. Najděte Zrušit odeslání.
4. Nastavte zpoždění na 10 sekund (maximálně).
5. Klikněte na Uložit.

Toto není zásilka. Toto je vyrovnávací paměť. Podrží e-mail ve vaší poště k odeslání po dobu 10 sekund, než jej skutečně opustí. Jakmile je to pryč, je to pryč.

Co se stane, když selžete (nebo uspějete)

Zde je část, kterou si většina lidí neuvědomuje. I když je odeslání „úspěšné“, může příjemce stále obdržet podivné oznámení.

Pokud se pokusíte vyvolat zprávu, která byla částečně doručena, může příjemce obdržet e-mail se zprávou: “Máte novou zprávu od [Jméno].” Neuvidí obsah. Ale budou vědět, že se někdo snažil něco skrýt.

A pokud použijete možnost „nahradit novou zprávou“ a původní e-mail byl doručen do jejich doručené pošty, než jste si jej odvolali, oba e-maily tam zůstanou. Originál s překlepem. A nové, opravené.

Vypadá to jako nepořádek. Vypadá to podezřele.

Odesílání e-mailů do Gmailu

Přístup Gmailu je jiný. Nepokouší se vrátit dopis ze serveru příjemce. Pokusí se zrušit požadavek na odeslání dříve, než opustí vaši poštu k odeslání.

Proto je časový limit tak krátký. Dopis ještě neopustil vaši kontrolu.

Chcete-li to nastavit

Outlook není jediným hráčem ve hře „Jejda, poslal jsem to“. Gmail má také funkci bounce, i když se nazývá jinak. Nenajdete zde tlačítko Recall. Místo toho se nazývá Unsend nebo **Undo send. Ale je tu jedno upozornění: okno pro akci je velmi krátké. Než dopis dorazí do doručené pošty příjemce, musíte jednat rychle.

Pokud jste odeslali e-mail nesprávnému příjemci nebo jste si všimli překlepu, máte několik sekund na to, abyste odeslání vrátili. Podpora Google potvrzuje, že proces zrušení je okamžitý, ale letmý. Ihned po odeslání se objeví upozornění s možností rychlého zrušení.

• Podívejte se do levého dolního rohu, kde je napsáno Zpráva odeslána.
  – Klikněte na Storno. To je vše.

To je celý proces. Žádné složité menu. Jen zlomek vteřiny rozhodnutí.

Za jak dlouho budu moci v Gmailu zrušit odeslání?

Ve výchozím nastavení je okno velmi krátké. Dá se ale zvýšit. Gmail umožňuje nastavit dobu odesílání na 30 sekund. Tato malá změna vám dává drahocenný čas na přemýšlení.

Chcete-li toto nastavení změnit v počítači:

1. Otevřete Gmail.
2. Klikněte na Nastavení v pravém horním rohu a poté vyberte Všechna nastavení.
3. Najděte sekci Zrušit odeslání.
4. Vyberte požadovanou Dobu zrušení odeslání : 5, 10, 20 nebo 30 sekund.
5. Přejděte dolů a klikněte na Uložit změny.

Nyní máte trochu více prostoru pro manévrování. Pokud se obáváte o chybějící investici, zdá se třicet sekund jako věčnost.

Proč je vůbec nutné zasílání zrušení?

To je férová otázka. Proč ztrácet čas studiem abstinenčních mechanismů?

Možná jste odeslali e-mail nesprávnému příjemci. To se stává. Nebo jste možná odeslali koncept se spoustou překlepů. Pokud je zrušení neúspěšné, zdvořilá omluva často pomůže věci napravit. I když se chyba zdá nepatrná, rychlé vysvětlení může situaci uklidnit.

E-mail je víc než jen data. To je komunikace. A někdy lidé dělají chyby.