Kita semua pernah ke sana. Anda menekan kirim. Tiga detik kemudian, perutmu turun. Anda lupa lampirannya. Anda salah mengeja nama bos Anda. Atau lebih buruknya, Anda secara tidak sengaja membalas ke seluruh perusahaan.
Untungnya, Microsoft Outlook dan Gmail menawarkan bantuan. Mereka memungkinkan Anda untuk mengedit atau mengingat pesan setelah meninggalkan kotak keluar Anda. Ini adalah jaring pengaman untuk kesalahan ketik kolektif kita.
Tapi inilah hasil tangkapannya. Fitur-fitur ini bukanlah keajaiban. Mereka mempunyai peraturan yang ketat. Jika Anda melewatkan jendela tersebut, atau jika penerima menggunakan server yang berbeda, Anda akan gagal.
Mengapa Penarikan Email Gagal
Sebelum Anda mencoba memperbaiki kesalahan, Anda perlu memahami mengapa fitur-fitur ini ada. Email tidak seperti pesan teks. Itu tidak tinggal di satu server. Itu bepergian.
Aturan utamanya sederhana: Penerima tidak boleh membaca emailnya.
Kalau sudah dibuka, recallnya sudah mati. Selesai. Namun meskipun mereka belum melihatnya, Anda berjuang melawan waktu.
Masalah Waktu
Gmail memberi Anda jendela singkat. Anda dapat mengatur periode pembatalan 5, 10, 20, atau 30 detik. Hanya itu saja. Jika Anda menatap tombol “Batal” selama 31 detik, Anda tidak dapat kembali.
Outlook lebih kompleks. Itu bergantung pada penarikan kembali sisi server. Ini hanya berfungsi jika Anda dan penerima berada di server Microsoft Exchange yang sama. Jika Anda mengirim ke alamat Yahoo atau Gmail dari akun Exchange, kemungkinan besar pengirimannya tidak akan berhasil.
Pengaturan keamanan juga dapat memblokir penarikan kembali. Jika penerima memiliki filter spam atau aturan enkripsi yang ketat, perintah penarikan mungkin hilang saat diacak.
Strategi paling aman? Jangan mengirim email yang memalukan sejak awal. Gunakan fitur “tunda pengiriman”. Namun jika Anda sudah dalam mode panik, berikut cara memperbaikinya.
Cara Mengingat Email di Outlook
Fitur penarikan kembali Microsoft sangat kuat, tetapi pilih-pilih. Anda memerlukan alamat email Exchange. Ini biasanya berarti Anda sedang bekerja, atau Anda memiliki langganan bisnis Office 365 tertentu.
Jika Anda menggunakan akun pribadi (seperti @outlook.com atau @hotmail.com), Anda tidak dapat mengingat pesan. Anda hanya dapat menundanya hingga 10 detik.
Bagi mereka yang memenuhi syarat, berikut adalah cara melakukan penarikan kembali di berbagai versi Outlook.
Pandangan Klasik
- Buka folder Item Terkirim.
- Klik dua kali pesan yang ingin Anda ingat untuk membukanya di jendela baru.
- Lihatlah pitanya.
- Pita Klasik: Buka Pesan > Tindakan > Ingat Pesan Ini.
- Pita Sederhana: Buka Pesan > Perintah Lainnya > Tunjuk ke Tindakan > Ingat Pesan Ini.
- Pilih opsi Anda:
- Hapus salinan pesan ini yang belum dibaca: Hanya mencoba menghapusnya.
- Hapus salinan yang belum dibaca dan ganti dengan pesan baru: Memungkinkan Anda mengirim versi yang telah diperbaiki.
- Centang kotak Beri tahu saya jika penarikan berhasil atau gagal.
- Klik OK.
Jika Anda memilih untuk mengganti pesan tersebut, jendela baru akan terbuka. Tulis koreksi Anda dan kirimkan.
Pandangan Baru
Antarmukanya lebih bersih, tetapi logikanya sama.
- Buka Item Terkirim.
- Klik dua kali email tersebut untuk membukanya di jendela terpisah.
- Klik Panggil Kembali Pesan di pita.
- Konfirmasikan tindakan tersebut.
- Anda akan menerima Laporan Penarikan Pesan di kotak masuk Anda. Ini akan memberitahu Anda jika itu berhasil.
Outlook di Web (Kantor atau Sekolah)
Jika Anda menggunakan Outlook.com untuk bisnis atau sekolah, langkah-langkahnya hampir sama dengan aplikasi desktop baru.
- Pilih Item Terkirim.
- Buka emailnya.
- Klik Panggil Kembali Pesan.
- Periksa kotak masuk Anda untuk Laporan Penarikan Pesan.
Tangkapan: Akun Pribadi
Jika Anda memiliki email pribadi (berakhiran @live.com, @hotmail.com, @outlook.com, atau @msn.com), fitur recall tidak ada.
Sebaliknya, Anda harus mengaktifkan Batalkan pengiriman.
- Klik Pengaturan (ikon roda gigi).
- Buka Mail > Tulis dan balas.
- Temukan Batalkan pengiriman.
- Atur penundaan menjadi 10 detik (maksimum).
- Klik Simpan.
Ini bukanlah penarikan kembali. Itu adalah penyangga. Itu menyimpan email di kotak keluar Anda selama 10 detik sebelum benar-benar keluar. Setelah hilang, hilang.
Apa Yang Terjadi Jika Gagal (atau Berhasil)
Inilah bagian yang kebanyakan orang tidak sadari. Meskipun penarikan kembali “berhasil”, penerima mungkin masih mendapatkan notifikasi aneh.
Jika Anda mencoba mengingat kembali pesan yang terkirim sebagian, penerima mungkin mendapatkan email yang mengatakan, “Anda mendapat pesan baru dari [Nama].” Mereka tidak akan melihat isinya. Tapi mereka akan tahu seseorang mencoba menyembunyikan sesuatu.
Dan jika Anda menggunakan opsi “ganti dengan pesan baru”, dan email asli telah dikirim ke kotak masuk mereka sebelum Anda menariknya kembali, kedua email tersebut akan tersimpan di sana. Asli, salah ketik. Dan yang baru, yang diperbaiki.
Kelihatannya berantakan. Kelihatannya mencurigakan.
Mengingat Email di Gmail
Pendekatan Gmail berbeda. Itu tidak mencoba menarik kembali email dari server penerima. Ia mencoba membatalkan permintaan pengiriman sebelum meninggalkan kotak keluar Anda.
Inilah sebabnya mengapa batas waktunya sangat singkat. Email tersebut belum benar-benar lepas kendali Anda.
Untuk mengatur ini
Outlook bukan satu-satunya pemain dalam permainan “oops, saya mengirim itu”. Gmail juga menawarkan opsi penarikan kembali, meskipun menggunakan label berbeda. Anda tidak akan menemukan tombol “ingat” di sini. Sebaliknya, ini disebut batalkan pengiriman atau batalkan pengiriman. Tangkapannya? Kesempatan untuk bertindak sangat tipis. Anda harus bergerak cepat sebelum email masuk ke kotak masuk penerima.
Jika Anda menekan kirim ke orang yang salah atau menemukan kesalahan ketik, Anda punya waktu beberapa detik untuk membatalkannya. Dukungan Google mengonfirmasi bahwa prosesnya bersifat langsung namun cepat berlalu. Tepat setelah pengiriman, pemberitahuan muncul dengan jalur keluar cepat.
- Lihat pojok kiri bawah untuk Pesan terkirim.
- Klik Batalkan. Itu saja.
Itulah keseluruhan alur kerja. Tidak ada menu yang rumit. Hanya keputusan sepersekian detik.
Berapa Lama Anda Dapat Membatalkan Pengiriman di Gmail?
Jendela defaultnya ketat. Tapi Anda bisa meregangkannya. Gmail memungkinkan Anda menyesuaikan periode pembatalan hingga 30 detik. Ini adalah perubahan kecil yang memberi Anda ruang mental yang berharga.
Untuk mengubah pengaturan ini di komputer:
- Buka Gmail.
- Klik Pengaturan di kanan atas, lalu pilih Lihat semua pengaturan.
- Temukan bagian Batalkan pengiriman.
- Pilih Kirim periode pembatalan yang Anda inginkan: 5, 10, 20, atau 30 detik.
- Gulir ke bawah dan klik Simpan perubahan.
Sekarang Anda memiliki lebih banyak ruang bernapas. Tiga puluh detik terasa seperti selamanya jika Anda memikirkan keterikatan yang hilang.
Mengapa Harus Recall?
Itu pertanyaan yang valid. Mengapa menghabiskan waktu mempelajari mekanisme pembatalan?
Mungkin Anda mengirim email ke orang yang salah. Itu terjadi. Atau mungkin Anda menekan tombol kirim karena salah ketik. Jika penarikan kembali gagal, permintaan maaf yang sopan sering kali bisa menyelesaikan masalah. Sekalipun kesalahannya tampak kecil, penjelasan singkat bisa memuluskan segalanya.
Email bukan hanya data. Itu komunikasi. Dan terkadang, manusia tergelincir.
